ZUGFeRD einstellungen

Die X-Rechnung (XML-Datei) wird im EN16931-konformen Format ausgelagert

Wichtige zusätzliche Felder im Kunden und Artikelstamm

Im Kundenstamm unter Währung / Kredit / Bank / Sortiment:

1. Leitweg-Nummer:
   • Dieses Feld ist obligatorisch. Eine Leitweg-ID ist für Rechnungsempfänger erforderlich, wenn diese öffentliche Geschäftspartner sind. Für alle anderen Kunden muss an dieser Stelle die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Kunden hinterlegt werden. Wichtig: Speichern Sie keine Leerzeichen in diesem Feld.
   • 
2. E-Rechnungs-Schema:
   • In diesem Feld kann ein E-Rechnungs-Schema definiert werden.
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   • Die Informationen im Schema werden als zusätzliche Freitext-Informationen auf die E-Rechnung übertragen.
   • Häufig wird das Schema genutzt, um z. B. Informationen aus dem Rechnungsfuß (Geschäftsführer, etc.) weiterzugeben.
   • Jede Zeile des Schemas muss mit einem ZUGFeRD-Code versehen sein. Informationen zum Geschäftsführer werden beispielsweise mit dem Code „Regulatorische Informationen“ erfasst.
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   • Die möglichen ZUGFeRD-Codes für freie Texte auf der Rechnung:
     • Allgemeine Informationen
     • Anmerkungen des Verkäufers
     • Informationen zur Steuer
     • Preisbedingungen
     • Rechtliche Informationen
     • Regulatorische Informationen
     • Zollinformationen
   • Bankverbindungen dürfen nicht im Schema hinterlegt werden, da die Bankverbindungen nur übertragen wird wenn nötig ist.
3. Bankinformationen:
   • Bei Überweisungen müssen hier Mandatsreferenz und Gläubiger-Identifikationsnummer hinterlegt werden. In heutigen Rechnungen können alle Bankinformationen des Kunden angezeigt werden. Dies ist in der E-Rechnung jedoch nicht mehr zulässig. Mandanten-Bankinformationen werden nur ausgelagert, wenn die Zahlungsart Überweisung oder SEPA-Überweisung gewählt wurde. Bei SEPA-Bankeinzug / Lastschrift werden die Bankinformationen des Kunden aus dem Kundenstamm auf der Rechnung ausgelagert. Hierfür sind die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz erforderlich.

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Im Kundenstamm unter Preislisten:

Bruttorechnungen sind derzeit nicht erlaubt. Das bedeutet, dass Kunden mit dem Kennzeichen „Preise inklusive MwSt“ im Kundenstamm keine E-Rechnung erhalten können. Diese Kunden müssen zunächst die Preisliste ohne MwSt pflegen und das Häkchen „Preise inklusive MwSt“ im Kundenstamm entfernen.

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Im Kundenstamm unter Rechnung:

Kunden ohne MwSt:

• Ist der Kunde nicht MwSt-pflichtig (Haken bei „MwSt-Pflicht“ nicht gesetzt), muss eine 0%-MwSt-Kategorie erfasst werden.
• Zusätzlich kann ein Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden.
• Bei Kunden aus dem Ausland lautet die Kategorie normalerweise:
  • „Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Lieferland) (K)“.
• Wichtig: Für die Kategorie „Steuerbefreit (E)“ ist die Angabe eines Grundes verpflichtend.

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Im Kundenstamm unter Rechnungsdruck:

Eine Lieferübersichtsrechnung ohne Artikel ist nicht zulässig, da jede Rechnung mindestens einen Artikel enthalten muss.

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Im Kundenstamm unter Dokumentübertragung:

Hinweis: Zurzeit kann Connect E-Rechnungen entweder in ein Verzeichnis kopiert oder per E-Mail versendet werden.

Für spezielle Übertragungsmethoden (z. B. FTP, HTTP-POST) muss zunächst eine individuelle Programmierung erfolgen.

1. E-Rechnung in einem Verzeichnis speichern:
   • In Connect kann als Übertragungsmethode „E-Rechnung“ ausgewählt werden.
   • Es müssen ein Verzeichnis und ein Format angegeben werden:
     • Wünscht der Kunde nur die XML-Datei oder XML + PDF?
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2. Rechnung per E-Mail senden: muss als zusätzliche Lizenz freigegeben werden
   • Hat der Kunde die Lizenz „Rechnung per E-Mail senden“, ist die Dokumentübertragung „E-Rechnung“ nicht erforderlich.
   • In diesem Fall kann direkt das gewünschte E-Mail-Dateiformat gewählt werden:
     • PDF (wie aktuell),
     • PDF mit XML (ZUGFeRD),
     • oder nur XML.
   • Das Feld „Format“ erscheint nur, wenn die Lizenz aktiviert ist.
   • 

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Im Artikelstamm unter Allgemein:

1. MwSt-freie Artikel:
   • Wenn der Kunde MwSt-pflichtig ist, aber bestimmte Artikel ohne MwSt in der Rechnung erscheinen, muss im Artikelstamm eine 0%-MwSt-Kategorie hinterlegt werden.
   • Zusätzlich kann ein Grund angegeben werden.
   • Für die Kategorie „Steuerbefreit (E)“ ist die Angabe eines Grundes verpflichtend.
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Hinweis zu MwSt 0%

Achtung:
Wenn in einer Rechnung 0% MwSt zusammen mit 7% oder 19% MwSt ausgewiesen wird, darf ausschließlich die Kategorie Z (Nullsteuersatz) verwendet werden.

Die Kategorie E (Steuerbefreit) ist nur zulässig, wenn die gesamte Rechnung ausschließlich 0% MwSt enthält.

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Im Mandatenstamm unter Rechnungsadresse:

Kontaktname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse müssen zwingend für E-Rechnung gepflegt werden.

Autor: Magali Muck
Veröffentlicht am: 16.12.2024